SMART MANAGE
SISTEMA ARCHIVISTICO DIGITALE
Piattaforma completa per |
Sistema di archiviazione con supporto Google Drive e NAS, dashboard analytics, gestione utenti e ruoli. Gestione completa di archivi digitali e storici, documenti, email e comunicazioni.
IL SISTEMA IN AZIONE
Un'anteprima interattiva delle funzionalità principali
FUNZIONALITÀ PRINCIPALI
Sistema completo per la gestione documentale digitale e archivi storici
Gestione Documenti
Caricamento singolo o batch con merge PDF, ricerca avanzata con filtri multipli, validazione documenti, organizzazione in cartelle gerarchiche. Supporto storage multiplo (Google Drive, NAS).
Gestione Protocollo
Protocollazione automatica dei documenti in entrata e in uscita con numerazione progressiva, registro di protocollo, classificazione, assegnazione e tracciamento completo della corrispondenza.
Archivio Storico ISAD(G)
Cartelle archivistiche conformi allo standard ISAD(G), archivio fotografico, dashboard archivio con statistiche dettagliate, sistema di richiesta download documenti controllato.
Sistema Email
Configurazione account Email, visualizzazione inbox, archiviazione email come documenti con allegati, generazione automatica descrizioni con AI.
Dashboard e Analytics
Dashboard personale con statistiche utente, analisi archivio con grafici interattivi (TreeMap, Network Graph, Heatmap), export dati in Excel/PDF/CSV, monitoraggio spazio storage.
Sicurezza e Autenticazione
Autenticazione a due fattori (2FA) con app authenticator, recupero password con email, password temporanee per nuovi utenti, sistema ruoli granulare con 5 livelli di permessi.
Audit Log Completo
Tracciamento completo di tutte le operazioni (chi, cosa, quando), ricerca avanzata nei log, export audit trail, monitoraggio utenti online in tempo reale, statistiche di utilizzo.
Sistema Comunicazioni
Messaggi interni dall'amministrazione con notifiche, chatbot assistente AI basato su documentazione, broadcast email a gruppi utenti, tracking messaggi letti/non letti.
Amministrazione Utenti
Creazione utenti con email automatica, gestione ruoli granulare e multilivello, blocco/sblocco account, protezione auto-modifica ruoli.
Operazioni Batch
Spostamento file batch tra cartelle su Google Drive o NAS, importazione file da NAS con mappatura database, validazione multipla documenti, gestione cartelle con descrizioni.
OCR AI – Riconoscimento Testo
Riconoscimento automatico di testo manoscritto e stampato tramite AI Vision. Copia, salva, scarica (.txt/.pdf) o archivia il testo riconosciuto direttamente nel documento storico.
Analisi Privacy Automatica
Scansione automatica di dati sensibili (Codice Fiscale, IBAN, email, ecc.) con suggerimento del livello di riservatezza. Integrata anche nelle email. Elaborazione interamente lato server senza chiamate esterne.
Conversione Standard ↔ Storico
Converti un documento standard in documento storico conforme ISAD(G) e viceversa, direttamente dal form di modifica, preservando tutti i metadati e i file associati.
Documenti Correlati
Collega tra loro documenti logicamente legati per creare relazioni navigabili. Visualizza e gestisci i collegamenti direttamente dalla scheda del documento.
Profilo Ricercatore
Accesso dedicato per ricercatori e studiosi con visibilità limitata a specifiche directory archivistiche. Consultazione controllata dei fondi storici per scopi di ricerca.
Import Archivi da Archimista
Importazione completa di archivi esistenti da Archimista, con mappatura automatica dei metadati ISAD(G), struttura gerarchica delle unità archivistiche e relativi allegati digitali.
Sito Web Pubblico di Ricerca Documentale
Piattaforma di ricerca pubblica per permettere a chi è interessato al patrimonio documentale di ricercare metadati e conoscere il patrimonio dell'organizzazione.
PARLANO DI NOI
Rassegna stampa e articoli che citano SmartManage